○国立大学法人茨城大学保有個人情報の開示等実施要項
(平成28年3月31日要項第94号)
改正
平成22年4月1日規程第38号
平成24年6月4日規程第16号
平成25年3月18日規程第9号
平成28年3月31日規程第65号
平成29年3月28日規則第7号
平成30年1月30日規則第4号
令和元年9月30日規則第9号
令和元年9月30日規則第11号
令和4年3月28日規則第6号
令和4年3月28日規則第8号
令和5年3月16日要項第3号
令和6年3月27日要項第39号
(趣旨)
第1条　この要項は、国立大学法人茨城大学個人情報の保護及び管理規程(平成27年規程第63号。以下「規程」という。)第56条第3項の規定に基づき、国立大学法人茨城大学(以下「本学」という。)における保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この要項において次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　職員等　本学の役員及び職員をいう。
(2)　個人情報　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(3)　保有個人情報　職員等が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員等が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、国立大学法人茨城大学法人文書管理規程(平成27年規程第35号)第2条第1号に規定する法人文書(以下「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
(4)　個人情報ファイル　保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ　アに掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
(5)　保護管理者　規程第6条に規定する個人情報保護管理者をいう。
(6)　部局等　各学部、各研究科、図書館、全学教育機構、研究・産学官連携機構、情報戦略機構、アドミッションセンター、各全学共同利用施設、各特別プロジェクトによる教育研究等組織、各管理運営部門及び事務局をいう。
(7)　法　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)をいう。
(受付)
第3条　保有個人情報について、法第76条の規定に基づき、開示の請求があった場合は、茨城大学総務部総務課(以下「個人情報請求窓口」という。)において次に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)　保有個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)に対し、規程第54条第1項に規定する個人情報ファイル簿その他関連資料等を用いて、個人情報の特定に資する情報の提供に努めなければならない。
(2)　開示の請求を受け付けるときは、開示請求者に保有個人情報開示請求書(別紙第1号様式。以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに、第8条第1項に定める開示請求に係る手数料(以下「開示請求手数料」という。)を徴収するものとする。この場合において、開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
(3)　開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の副本1部及び開示請求手数料受領書を交付するとともに、開示請求書の写しを開示請求のあった保有個人情報を管理する部局等に送付するものとする。
2　開示請求者が、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人(以下「代理人」という。)である場合は、前項第2号の開示請求書の提出に加えて、委任状(別紙第1号の2様式)を提出させるものとする。
(開示等の検討)
第4条　学長は、保有個人情報の開示、不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を保有する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに、必要に応じて国立大学法人茨城大学情報公開・個人情報保護管理委員会(以下「委員会」という。)に意見を求めるものとする。
(開示等の決定)
第5条　学長は、法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に開示等の決定をするものとする。
2　学長は、法第83条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙第2号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
3　学長は、法第84条の規定により開示請求に係る法人文書のうちの相当の部分を除く残りの部分について、決定する期間を延長するときは、別紙第3号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
4　学長は、法第85条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等(法第63条に規定する行政機関の長等をいう。以下同じ。)に移送するときは、別紙第4号様式により当該行政機関の長等に通知するとともに、別紙第5号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
5　学長は、法第86条第1項及び第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは、別紙第6号様式又は別紙第7号様式により当該第三者に通知しなければならない。この場合、第三者からの意見は別紙第8号様式により聴取するものとする。
6　学長は、法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは、別紙第9号様式により当該第三者に通知しなければならない。
7　学長は、開示等の決定をしたときは、別紙第10号様式又は別紙第11号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
(開示の実施方法)
第6条　次に掲げる文書又は図画の閲覧の方法は、それぞれ当該各号に定めるものを閲覧することとする。
(1)　文書又は図画(次号から第4号まで又は第4項に該当するものを除く。)　当該文書又は図画(法第87条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては、次項第1号アに規定するもの)
(2)　マイクロフィルム　当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該マイクロフィルムを日本産業規格A列1番(以下「A1判」という。)以下の大きさの用紙に印刷したもの
(3)　写真フィルム　当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル、横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル、横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの
(4)　スライド(本条第5項に規定する場合におけるものを除く。次項第4号において同じ。)　当該スライドを専用機器に映写したもの
2　次に掲げる文書又は図画の法第87条第1項の規定による開示の実施の方法は、それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1)　文書又は図画(次号から第4号まで又は本条第4項に該当するものを除く。)　次に掲げる方法(イからウまでに掲げる方法にあっては当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく、かつ、本学がその保有する処理装置及びプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)により当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限る。)
ア　当該文書又は図画を複写機により日本産業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に複写したものの交付(イに掲げる方法に該当するものを除く。)。ただし、これにより難い場合にあっては、当該文書若しくは図画を複写機によりA1判若しくは日本産業規格A列2番(以下「A2判」という。)の用紙に複写したものの交付(イに掲げる方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
イ　当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付
ウ　当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X0606及びX6281又はX6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。次項第3号オにおいて同じ。)に複写したものの交付
(2)　マイクロフィルム　当該マイクロフィルムを日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に印刷したものの交付。ただし、これにより難い場合にあっては、A1版、A2判又はA3判の用紙に印刷したものの交付
(3)　写真フィルム　当該写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
(4)　スライド　当該スライドを印画紙に印画したものの交付
3　次に掲げる電磁的記録についての開示の実施の方法は、それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1)　録音テープ(第5項に規定する場合におけるものを除く。以下この号において同じ。)又は録音ディスク　次に掲げる方法
ア　当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
イ　当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本産業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る。別表の5の項ロにおいて同じ。)に複写したものの交付
(2)　ビデオテープ又はビデオディスク　次に掲げる方法
ア　当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
イ　当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本産業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。以下同じ。)に複写したものの交付
(3)　電磁的記録(前2号、次号又は次項に該当するものを除く。)　次に掲げる方法であって、本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
ア　当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
イ　当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。別表の7の項ロにおいて同じ。)により再生したものの閲覧又は視聴
ウ　当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(エに掲げる方法に該当するものを除く。)
エ　当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙にカラーで出力したものの交付
オ　当該電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
(4)　電磁的記録(前号オに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。)　次に掲げる方法であって、本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
ア　前号アからウまでに掲げる方法
イ　当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルのオープンリールテープ(日本産業規格X6103、X6104又はX6105に適合する長さ731.52メートルのものに限る。)に複写したものの交付
ウ　当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6123、X6132若しくはX6135又は国際標準化機構及び国際電気標準会議の規格(以下「国際規格」という。)14833、15895若しくは15307に適合するものに限る。)に複写したものの交付
エ　当該電磁的記録を幅8ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6141若しくはX6142又は国際規格15757に適合するものに限る。)に複写したものの交付
オ　当該電磁的記録を幅3.81ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6127、X6129、X6130又はX6137に適合するものに限る。)に複写したものの交付
4　映画フィルムの開示の実施の方法は、次に掲げる方法とする。
(1)　当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴
(2)　当該映画フィルムをビデオカセットテープに複写したものの交付
5　スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合における開示の実施の方法は、次に掲げる方法とする。
(1)　当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴
(2)　当該スライド及び当該録音テープをビデオカセットテープに複写したものの交付
(開示の実施)
第7条　学長は、法第87条第3項の規定により法人文書の開示を受ける者から開示の実施方法の申出書(別紙第12号様式)が提出されたとき、開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
2　保有個人情報の開示は、原則として個人情報請求窓口において実施するものとする。ただし、保有個人情報を移動すると汚損の危険性がある場合や利用者の居所等の都合により個人情報請求窓口まで出向くことができない場合には、当該保有個人情報を管理する部局等において実施できるものとする。
3　開示を受ける者が保有個人情報が記録されている法人文書の写しの送付による開示の実施を希望する場合は、個人情報請求窓口において法人文書を送付するものとする。この場合、送付料は、郵便切手等により開示を受ける者が負担するものとする。
(手数料の額)
第8条　開示請求に係る手数料の額は、保有個人情報が記録されている法人文書1件につき300円とする。
2　開示請求者が次の各号のいずれかに該当する複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を一の開示請求書によって行うときは、前項の規定の適用については、当該複数の法人文書を1件の法人文書とみなす。
(1)　一の法人文書ファイルにまとめられた複数の法人文書
(2)　前号に掲げるもののほか、相互に密接な関連を有する複数の法人文書
3　開示請求手数料は、原則として銀行振込により納入しなければならない。
4　保有個人情報が記録されている法人文書の開示を受ける者は、法人文書の写しの送付を求めることができる。この場合、送付料は、郵便切手等により開示を受ける者が負担するものとする。
(移送された事案)
第9条　法第85条第2項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については、第4条から前条までの規定に準じて行うものとする。
(訂正請求の受付)
第10条　法第90条の規定に基づき、保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)の請求があった場合は、個人情報請求窓口において次に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)　訂正の請求(以下「訂正請求」という。)を受け付けるときは、訂正請求した者(以下「訂正請求者」という。)に保有個人情報訂正請求書(別紙第13号様式。以下「訂正請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において、訂正請求書に形式上の不備があるときは、その補正を求めることができる。
(2)　訂正請求書を受理したときは、訂正請求者に訂正請求書の副本1部を交付するとともに、訂正請求書の写しを訂正請求のあった保有個人情報を管理する部局等に送付するものとする。
2　訂正請求者が、代理人である場合は、前項第1号の訂正請求書の提出に加えて、委任状(別紙第13号の2様式)を提出させるものとする。
(訂正等の検討)
第11条　学長は、保有個人情報の訂正、不訂正(以下「訂正等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を管理する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求めるものとする。
(訂正等の決定)
第12条　学長は、法第91条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に訂正等の決定をするものとする。
2　学長は、法第94条第2項の規定により訂正等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙第14号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
3　学長は、法第95条の規定により決定する期間を延長するときは、別紙第15号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
4　学長は、法第96条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送するときは、別紙第16号様式により当該他の行政機関の長等に通知するとともに、別紙第17号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
5　学長は、訂正等の決定をしたときは、別紙第18号様式又は別紙第19号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
(訂正の実施)
第13条　学長は、訂正請求者に対して訂正の決定を通知したときは、速やかに当該保有個人情報の訂正をしなければならない。
2　学長は、第12条第4項の規定により事案を移送をした場合において、移送を受けた独立行政法人等及び行政機関の長が訂正の決定をしたときは、当該訂正決定に基づき訂正の実施をしなければならない。
(提供先への通知)
第14条　学長は、前条の規定により保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認められるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、別紙第20号様式により通知しなければならない。
(利用停止請求の受付)
第15条　法第98条の規定に基づき、本学の保有個人情報の利用停止(消去又は提供の停止を含む。以下同じ。)の請求があった場合は、個人情報請求窓口において次に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)　利用停止の請求(以下「利用停止請求」という。)を受け付けるときは、利用停止請求した者(以下「利用停止請求者」という。)に保有個人情報利用停止請求書(別紙第21号様式。以下「利用停止請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において、利用停止請求書に形式上の不備があるときは、その補正を求めることができる。
(2)　利用停止請求書を受理したときは、利用停止請求者に利用停止請求書の副本1部を交付するとともに、利用停止請求書の写しを利用停止請求のあった保有個人情報を管理する部局等に送付するものとする。
2　利用停止請求者が、代理人である場合は、前項第1号の利用停止請求書の提出に加えて、委任状(別紙第21号の2様式)を提出させるものとする。
(利用停止の検討)
第16条　学長は、保有個人情報の利用停止、不利用停止(以下「利用停止等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を管理する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求めるものとする。
(利用停止等の決定)
第17条　学長は、法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に利用停止等の決定をするものとする。
2　学長は、法第102条第2項の規定により利用停止等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙第22号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
3　学長は、法第103条の規定により決定する期間を延長するときは、別紙第23号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
4　学長は、利用停止等の決定をしたときは、別紙第24号様式又は別紙第25号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
(利用停止の実施)
第18条　学長は、利用停止請求者に対して利用停止の決定を通知したときは、速やかに当該保有個人情報の利用停止をしなければならない。
(審査請求)
第19条　学長は、開示等の決定、訂正等の決定、利用停止等の決定又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に対して審査請求があったときは、委員会に意見を求めるものとする。
2　学長は、法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは、別紙第26号様式、別紙第27号様式、別紙第28号様式又は別紙第29号様式により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するとともに、別紙第30号様式により法第105条第2項各号に掲げる者に通知しなければならない。
(雑則)
第20条　この要項に定めるもののほか、個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施に関して必要な事項は、学長が別に定める。
附　則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。